INFORMATIVA CLIENTI AI SENSI del REGOLAMENTO (UE) 2016/679, di seguito anche GDPR artt. 13 e 14
1. Informazioni generali: La Scrivente Società (Pettenon Cosmetics S.p.A. SB) di seguito indicata anche semplicemente come “Società”, comunica con la presente le informazioni sul trattamento dei Suoi dati/dei dati società/ditta da Lei rappresentata (es. dati di anagrafica, indirizzi, codice fiscale, partita iva, dati necessari per la gestione anche amministrativa della clientela, l’esecuzione del contratto e l’adempimento di obblighi legali, dati relativi a pagamenti, dati necessari a difendere o far valere un diritto della Società). Verranno richiesti e trattati dalla Società solo i dati necessari al perseguimento delle finalità previste nella presente informativa. Alcuni dati (quelli contenuti nelle visure camerali e quelli sullo stato di solvibilità reperiti presso società di informazioni creditizie utilizzati per finalità contrattuali e precontrattuali non che per legittimi interessi quali quelli di verificare l’esistenza e i dati del cliente oltre che eventuali pregiudizievoli) potranno inoltre essere reperiti in visure camerali e presso società di informazioni creditizie.
Qualora l’interessato sia una persona giuridica, il GDPR non si applica allo stesso. Tuttavia il GDPR e quindi quanto indicato nella presente informativa, si applica ai collaboratori e anche alla persona giuridica per le attività di cui ai punti 2 (G) e 2 (E) relativamente a e-mail, messaggi (sia sms che attraverso app di messaggistica) e a sistemi automatizzati di chiamata o di comunicazione di chiamata senza l'intervento di un operatore.
Qualora Lei sia un collaboratore della Società/ditta a cui è indirizzata la presente informativa, alcuni Suoi dati (nome, cognome, e.mail, recapiti aziendali, ruolo) sono reperiti presso la Società/ditta per cui lavora, il tutto per finalità collegate allo svolgimento del rapporto contrattuale.
2. Finalità e base giuridica:
I dati potranno essere trattati:
A) per finalità precontrattuali qualora debba ancora essere sottoscritto il contratto; la base giuridica del trattamento è la necessità per esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato;
B) per finalità contrattuali (es. gestione ordini, adempimenti amministrativo contabili, gestione del cliente, invio di note informative sui nuovi prodotti da commercializzare rientranti nei marchi di cui al contratto …); la base giuridica del trattamento è la necessità per l’esecuzione del contratto;
C) per adempiere a obblighi di legge, regolamenti e normative comunitarie; la base giuridica del trattamento è l’adempimento di obblighi di legge;
D) per far valere o difendere un diritto della Società e quindi per un legittimo interesse della Società stessa consistente nel permettere la difesa e le azioni a propria tutela, comprensive di eventuali azioni di recupero crediti; la base giuridica del trattamento è il perseguimento legittimi interessi. Nel considerare tali interessi legittimi, si è analizzato che gli stessi non compromettono né interferiscono con gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato (il legittimo interesse è stato valutato in base a un Triplice Test disponibile rivolgendosi alla Società);
E) per valutare eventuali pregiudizievoli all’instaurazione o prosieguo del rapporto (ad esempio società in fallimento) e quindi per un legittimo interesse consistente nel prevenire situazioni di rischio; la base giuridica del trattamento è il perseguimento legittimi interessi. Nel considerare tali interessi legittimi, si è analizzato che gli stessi non compromettono né interferiscono con gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato (il legittimo interesse è stato valutato in base a un Triplice Test disponibile rivolgendosi alla Società);
F) per cedere o scontare i crediti (e quindi per un legittimo interesse della Società consistente nell’ottenere liquidità prima delle scadenze di pagamento o in attesa del pagamento); la base giuridica del trattamento è il perseguimento legittimi interessi. Nel considerare tali interessi legittimi, si è analizzato che gli stessi non compromettono né interferiscono con gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato (il legittimo interesse è stato valutato in base a un Triplice Test disponibile rivolgendosi alla Società);
G) Affinché la Società possa effettuare comunicazioni marketing su suoi prodotti/servizi/iniziative, il tutto da parte della Società all’indirizzo di posta elettronica da Lei indicato o ad altri recapiti compresi il telefono e l’indirizzo postale (si rammenta che l’invio di e-mail e SMS/MMS, messaggi attraverso app di messaggistica, potrà avvenire anche in maniera elettronica con l’ausilio di strumenti automatizzati); il trattamento ha come base giuridica il consenso;
Si informa che può anche comunicare di voler essere soggetto alle attività solo attraverso la e-mail o solo attraverso le comunicazioni telefoniche o postali, scrivendo a privacy@pettenon.it.
Si informa che in tali comunicazioni non rientrano le note informative di cui al punto 2 lett. A che sono comunicazioni invece necessarie per adempiere al contratto;
H) al fine di effettuare ricerche di mercato e/o interviste di valutazione dei prodotti-servizi della Società, il tutto da parte della Società ai recapiti telefonici e di posta elettronica da Lei indicati nel form (si informa che le e-mail e i messaggi al telefono possono essere inviati anche per via elettronica con l'ausilio di strumenti automatici). La informiamo che può anche comunicare di voler essere soggetto alle attività solo tramite e-mail o solo tramite comunicazione telefonica, contattando la società ai recapiti indicati al punto 6. Potrà in qualsiasi momento revocare il consenso per tali finalità contattando la Società ai recapiti di cui al punto 6; il consenso per dette finalità è sempre liberamente revocabile in qualunque momento rivolgendosi alla società agli indirizzi sotto indicati; la base giuridica del trattamento è il consenso;
I) per analizzare le informazioni relative all'attività commerciale per comprendere meglio le abitudini dei clienti e guidare anche gli acquisti attraverso comunicazioni marketing e iniziative specifiche (agli indirizzi conferiti) il tutto tenendo conto dell’analisi stessa. Il consenso per dette finalità è sempre liberamente revocabile in qualunque momento rivolgendosi alla società agli indirizzi indicati; la base giuridica del trattamento è il consenso; si veda anche il punto 10
L) al fine di condividere con le altre Società del Gruppo AGF88 i Suoi dati al fine di coordinare le attività del Gruppo evitando quindi sovrapposizioni di clientela e segnalando eventuali insoluti e rischi (es. fallimento, pregiudizievoli) nell’interesse del Gruppo AGF88; il tutto quindi per legittimi interessi consistenti nell’avere clienti qualificati ed evitare sovrapposizioni commerciali; la base giuridica del trattamento è il perseguimento legittimi interessi. Nel considerare tali interessi legittimi, si è analizzato che gli stessi non compromettono né interferiscono con gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato (il legittimo interesse è stato valutato in base a un Triplice Test disponibile rivolgendosi alla Società).
3. Obbligatorietà o meno del conferimento: il conferimento dei dati richiesti è necessario per le finalità di cui al punto 2 lett. A, B, C, D e per tanto l’eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte può dar luogo all’ impossibilità per la Società di dare esecuzione al contratto o proseguire nel rapporto.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2 lett. E della presente informativa è facoltativo ma il mancato conferimento potrebbe comportare l’impossibilità di intraprendere o proseguire il rapporto.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2 lett. F della presente informativa è facoltativo ma il mancato conferimento potrebbe comportare l’impossibilità di intraprendere o proseguire il rapporto.
Il conferimento dei dati richiesti per le finalità di cui al punto 2 lett. G e I è facoltativo così come il relativo consenso (sempre comunque revocabile liberamente rivolgendosi alla Società) e il mancato conferimento e consenso non comporteranno alcuna conseguenza se non quella che la Società non potrà effettuare le attività di cui al punto o non potrà effettuarle agli indirizzi non conferiti;
Il conferimento per le finalità di cui al punto 2 lett. L è facoltativo ma il mancato conferimento potrebbe comportare l’impossibilità di dar seguito al contratto o proseguire nel rapporto.
4. Categorie di destinatari dei dati: ferme restando ulteriori comunicazioni (di cui Lei/la società/ditta da Lei rappresentata verrà comunque informato se non fossero già note le comunicazioni stesse) che si rendessero necessarie in adempimento di obblighi di legge e contrattuali, i dati raccolti ed elaborati potranno essere comunicati dalla Società (comunicando i dati solo se necessario al perseguimento delle finalità indicate in tale informativa e comunicando i soli dati indispensabili):
- per le finalità di cui al punto 2 lett. A, E, H, I i dati non saranno comunicati a terzi.
- per le finalità di cui al punto 2 lett. B a banche, professionisti (es. legali), consulenti e, revisori dei conti), società di servizi, trasportatori, spedizionieri autorità giudiziarie e organi di polizia e vigilanza, enti pubblici, poste-corrieri (comunicando i dati necessari per spedire eventuali comunicazioni);
- per le finalità di cui al punto 2 lett. C a autorità giudiziarie e organi di polizia e vigilanza, enti pubblici;
- per le finalità di cui al punto 2 lett. D a professionisti (es. legali), autorità giudiziarie e organi di polizia e vigilanza, enti pubblici, poste-corrieri (comunicando i dati necessari per spedire eventuali comunicazioni);
- per le finalità di cui al punto 2 lett. F a società a cui vengono ceduti i crediti nonché a banche, a vettori spedizionieri in caso di invio di comunicazioni/materiale cartaceo;
Per le finalità di cui al punto 2(G) i dati potranno essere comunicati a vettori e spedizionieri in caso di invio di materiale cartaceo.
Per le finalità di cui al punto 2(L) i dati potranno essere comunicati alle società del gruppo AGF 88.
Potranno inoltre conoscere i dati i soggetti appositamente delegati dalla società al trattamento (addetti del settore amministrativo/legale e logistico, addetti alle pratiche commerciali anche esterni alla Società, addetti al marketing anche esterni alla Società, membri del C.d.A. e del collegio sindacale, agenti, area manager, tecnici informatici e addetti dei sistemi informativi, consulenti anche esterni alla Società – es. consulenti qualità/certificazioni, consulenti informatici, legali, consulenti fiscali- stagisti, collaboratori dei responsabili del trattamento) e responsabili del trattamento dei dati (società che svolgono attività ausiliarie a quella della Società quali ad esempio società di consulenza informatica, commercialisti e consulenti fiscali, società di consulenza in genere, società che spediscono le comunicazioni, società che si occupano della gestione delle ricerche di mercato ed interviste) sempre nominati dalla Società e il cui elenco è reperibile rivolgendosi al titolare del trattamento.
Si rammenta che per l’attività di recupero crediti, la Società si potrà avvalere di società di recupero crediti e avvocati il cui nominativo sarà disponibile presso il titolare del trattamento dei dati e che potranno agire in qualità di responsabili del trattamento o di autonomi titolari del trattamento. I nominativi di detti soggetti, qualora nominati responsabili del trattamento, Vi sarà comunque comunicato prima di affidare la pratica ai soggetti stessi.
5. Conservazione dei dati: i dati saranno conservati e trattati dalla Società per tutto il periodo necessario al perseguimento delle finalità contenute in tale informativa. Il periodo di conservazione dei dati è il seguente:
- per le finalità contrattuali per tutta la durata del contratto e in ogni caso per tutto il periodo necessario per le finalità del punto 2 lett. C e D
-per le finalità precontrattuali fino alla eventuale approvazione o formalizzazione del contratto salvo eventuale ulteriore conservazione prevista dalle normative italiane ed europee;
- per gli obblighi di legge, regolamenti e normative comunitarie, per i periodi imposti da tali fonti normative;
-per le finalità di cui al punto 2 lett. E fino all’analisi dei dati;
-per le finalità di cui al punto 2 lett. F per tutta la durata del contratto e in seguito se previsto da obblighi di legge;
-per le finalità di cui al punto 2 lett. G e H, fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione fatta salva la conservazione per le finalità indicate al punto 2 (C) 2 (D) ; entro il 31 dicembre del secondo anno successivo a quello in cui ha espresso il consenso Le verrà in ogni caso inviata una comunicazione per comprendere se vi è ancora il Suo interesse ad essere soggetto alle attività di cui al punto 2(G) e 2(H) e quindi alla conservazione dei dati da parte della Società per le finalità indicate in tale punto e nel caso tale interesse risultasse cessato, i dati saranno cancellati fatta sempre salva la conservazione ai fini probatori per il periodo previsto dalla legge italiana. Nel caso invece vi fosse ancora il Suo interesse ad essere soggetto alle attività di cui al punto 2(G) e 2 (H) e quindi alla conservazione dei dati da parte della Società per le finalità indicate in tale punto, entro il 31 dicembre del secondo anno dalla comunicazione, Le verrà inviata una ulteriore comunicazione della stessa natura e così di seguito fino a che permarrà il Suo interesse.
-per le finalità di cui al punto 2 lett L, per tutta la durata contrattuale salvo l’esercizio dei diritti indicati al punto 7 della presente informativa;
-per le finalità di cui al punto 2 (I) fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione (sempre possibile scrivendo ai recapiti della Società) o per un massimo di 12 mesi dalla registrazione, salvo una vera e propria anonimizzazione che non consenta, anche indirettamente o incrociando le informazioni con altre banche dati, di identificare gli interessati;
- in ogni caso, tutti i dati possono essere conservati per un periodo necessario per far valere o difendere un diritto della Società, in base alle normative civili e penali italiane e quindi per un massimo di 10 anni dalla cessazione del rapporto, salvo contenziosi o contestazioni che rendano necessario un ulteriore periodo di conservazione e fatta salva una ulteriore conservazione se previsto dalle normative locali applicabili agli interessati.
6. Titolare del trattamento dei dati e Responsabile per la protezione dei dati: Titolare del trattamento dei dati conferiti è: Pettenon Cosmetics S.p.A. SB con sede in Via del Palù, 7d, 35018 - San Martino di Lupari (PD), Tel. +39 049 99888 FAX +39 049 9988809, e-mail privacy@pettenon.it.
È presente un Responsabile per la Protezione dei Dati personali della Società, contattabile presso la sede della Società in Via del Palù, 7/d, 35018 - San Martino di Lupari (PD), nonché all’indirizzo e-mail dpo@pettenon.it.
7. Diritti: la informiamo che il GDPR prevede che Lei possa chiedere alla Società (ai recapiti indicati al punto 6) l’accesso ai dati personali e la rettifica dei dati, la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguarda, la portabilità dei dati; può inoltre avere la possibilità, sempre contattando la Società, di opporsi al trattamento dei dati e di esercitare gli altri diritti contenuti nel capo 3 sezione 1 del GDPR.
8. Reclami: Laddove ritenga che il trattamento dei dati avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR, ha diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo italiana (i cui riferimenti sono reperibili sul sito www.garanteprivacy.it), come previsto dall'art. 77 del GDPR, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del GDPR). Inoltre, può anche rivolgersi alla Autorità di controllo dello stato in cui risiede abitualmente o lavora. La lista della Autorità di controllo è reperibile al link www.garanteprivacy.it/home/footer/link).
9. Dati di collaboratori/dipendenti: si informa che qualora l’interessato a cui è rivolta la presente informativa debba comunicare alla Società per motivi inerenti l’esecuzione del contratto, dei nominativi e recapiti di propri collaboratori, l’interessato dovrà informare il collaboratore delle informazioni contenute in tale informativa e del fatto che comunicherà i dati alla Società che potrà trattare i dati per motivi inerenti lo svolgimento del contratto, ottenendone il consenso alla comunicazione e al trattamento laddove necessario.
10. Logica utilizzata per la profilazione
La profilazione di cui al punto 2(I) viene effettuata dalla Società attraverso l'analisi, anche in modo automatizzato, dei dati (es. categoria di attività, target di clientela, area geografica) e delle caratteristiche e delle azioni dell'interessato (ad esempio adesione ad un evento, adesione a particolari iniziative, acquisto di determinati prodotti, compilazione di questionari, azioni compiute durante la navigazione sui siti web della Società se l'interessato ha accettato i cookie di profilazione sui siti web stessi, azioni varie come ad esempio la valutazione delle azioni svolte al ricevimento di e-mail marketing come l’apertura o meno delle stesse). Viene quindi creato un profilo, che viene anche inserito in specifici gruppi (cluster). La profilazione ha le finalità indicate al punto 2(I) e quindi di comprendere meglio la propensione all'acquisto del cliente e anche di proporre servizi e prodotti in linea con le esigenze del cliente attraverso comunicazioni e iniziative specifiche; tale trattamento, tuttavia, non costituisce un particolare rischio per il cliente data la tipologia di profilazione di base che non richiede dati di natura particolarmente delicata o che consentirebbero di ricostruire dettagliatamente aspetti particolarmente riservati della vita privata. In ogni caso, l'interessato avrà sempre il diritto di ottenere l'intervento umano, di esprimere la propria opinione, di ottenere una spiegazione della decisione presa e di contestare la decisione
11. Modalità di trattamento: i dati potranno essere trattati dalla Società in modalità cartacea, manuale, informatica e telematica (conservando e trattando pertanto i dati sia su supporto cartaceo che informatico). I dati saranno conservati e trattati dalla Società, adottando tutte le misure necessarie alla loro protezione, in conformità a tutte le vigenti normative (e quindi nel rispetto anche dei principi di correttezza liceità e trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti) e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa. Sui dati saranno compiute le sole operazioni necessarie al perseguimento delle finalità indicate in tale informativa. I dati saranno conservati, per quanto riguarda la Società, presso le sedi della Società e presso i responsabili del trattamento nominati dalla Società (oltre che presso i terzi indicati in tale informativa a cui i dati vengono comunicati e che li trattano in qualità di titolari autonomi). I dati saranno organizzati anche in banche dati - data base anche informatici.
Informativa aggiornata al 27/03/2024. Precedenti versioni dell’informativa sono reperibili rivolgendosi alla Società ai recapiti di cui al punto 6.